Kasverschillen

Een kasverschil is niet fijn. Dit betekent namelijk dat er ergens iets is misgegaan bij de kas registratie. Kasverschillen kunnen ontstaan als gevolg van meerdere gebeurtenissen. Het enige dat zeker is, is dat een kasverschil alleen aan het licht kan komen als men een juist kasboek bijhoudt. Een kasboek registreert als het ware aan ieder begin van de dag of dienst het totale bedrag dat contant aanwezig is. Vervolgens worden gedurende de dag of dienst betalingen gedaan met het contante geld en wordt er wellicht opnieuw contant geld ontvangen. Deze worden geregistreerd in het kasboek. Aan het einde van de dag / dienst wordt het feitelijk aanwezige contante geld geteld en vergeleken met het kasboek. Zit er een verschil tussen beide? Dan heeft men dus te maken met een kasverschil.

Wat moet je met een kasverschil?

Een kasverschil moet je opnemen in de administratie. Kasverschillen worden geregistreerd en meegenomen in de kosten / opbrengsten van de onderneming. Hierdoor blijft het kassaldo altijd juist. Het kassaldo in de boekhouding moet namelijk altijd overeen komen met het werkelijke kassaldo, dus het totaal van al het contante geld dat in de kas zit. Een voorbeeld: Op dag 1 heeft Jan aan de start van zijn dienst EUR 100 in kas (dit staat ook in de boekhouding). Hij verkoopt die dag 10 bier tegen een totaal contant bedrag van EUR 20. De kas staat nu dus op EUR 120. Vervolgens koopt hij op de markt voor EUR 5 boodschappen. De kas staat nu dus op EUR 115. Dit bedrag moet worden opgenomen in de boekhouding. Maar, nu komt het, als hij aan het einde van de dag maar EUR 110 telt heeft hij dus een kasverschil van EUR 5. Dit moet hij als kosten opnemen in de boekhouding, anders zou het kassaldo op EUR 115 blijven staan, terwijl het in werkelijkheid EUR 110 zou moeten zijn.

Hoe kun je kasverschillen voorkomen?

Dat is erg lastig. Kasverschillen ontstaan doorgaans niet met een bepaalde aanwijsbare reden. Het is dus lastig om naar een oplossing te zoeken. Wat al veel zou helpen is gebruik te maken van intelligente kassasystemen, waarbij het kassasysteem voor de kelner uitrekent hoeveel een gast bij vertrek moet betalen. Als de klant dan bijvoorbeeld te veel geld geeft (bijvoorbeeld EUR 50 voor een rekening van EUR 37), dan kan de kelner dat ook op het systeem invoeren. Het systeem geeft dan het bedrag weer dat de kelner terug moet geven, in dit geval dus EUR 13. Maar kasverschillen kunnen ook ontstaan doordat de kelners de ontvangen fooien niet goed gescheiden houden van het kasgeld. Of kasverschillen ontstaan simpelweg door een verkeerde telling aan het einde van de dag. Dan is er dus eigenlijk geen kasverschil, maar denkt de tellende kelner van wel.